Zdalny onboarding nowego pracownika. Jak przeprowadzić go dobrze?

Kluczowym elementem finalizującym skuteczny proces rekrutacji jest wprowadzenie nowo zatrudnionej osoby w strukturę firmy oraz obowiązki, jakie będzie pełnić. Rozumiemy przez to zapoznanie nowego członka Zespołu z zasadami, wartościami i ogólną kulturą organizacyjną firmy, a także odpowiednie przygotowanie prawne i administracyjne umożliwiające rozpoczęcie pracy. Wszystkie tego typu działania określa się onboardingiem.

Onboarding pracowników to istotny element działalności, ponieważ jego forma i skuteczność, wpływa bezpośrednio na kreowanie wizerunku firmy jako pracodawcy oraz pozwala na budowanie przywiązania nowych osób do organizacji. Pierwsze dni w nowej pracy zapadają w pamięć. Pierwsze wrażenia i odczucia, pozwalają na zbudowanie sobie konkretnego obrazu przedsiębiorstwa i przypisaniu do niego emocji. Właśnie dlatego w EACTIVE dokładamy wszelkich starań, aby proces onboardingu był jak najbardziej przejrzysty i przyjemny dla nowych członków naszego Zespołu.

Onboarding w nowej rzeczywistości

Przed marcem 2019′ klasyczny onboarding pracowników odbywał się w pierwszych dniach pracy nowej osoby, w siedzibie firmy. Trwał, w zależności od potrzeb, specyfiki i kultury organizacyjnej, od dnia, do nawet kilku miesięcy. Dodatkowo w wielu firmach stosowano często tzw. preonboarding, czyli czynności w ramach wprowadzenia pracownika, które odbywały się jeszcze przed rozpoczęciem pracy, np. omówienie telefonicznie lub mailowe przebiegu pierwszego dnia i kwestii prawnych dotyczących umowy, czy przesłanie zasad firmowych.

Wiele firm, w tym nasza, jeszcze rok temu preferowała przeprowadzanie większości działań onboardingowych poprzez bezpośredni kontakt z nowym pracownikiem w biurze. Obecna sytuacja panująca na świecie sprawiła, że przedsiębiorstwa przeniosły część lub nawet całość działań do sieci, w tym działań HR-owych, do których zalicza m.in. rekrutacja, a co za tym idzie, także onboarding nowych pracowników.

Nowy pracownik powinien dzięki onboardingowi zdobyć wiedzę na temat:

• misji, wizji, celów i zasad firmy,
• panującej kultury organizacyjnej,
• stosowanych procedur (obieg dokumentów, urlopy, rozliczanie godzin itp.)
• dokładnego zakresu obowiązków, planowanych zadań i ścieżki kariery na swoim stanowisku,
• obsługi sprzętów i narzędzi niezbędnych do pracy.

Pod tymi kilkoma punktami, kryje się ogromna ilość nowych informacji, którą pracownik ma za zadanie przyswoić. Przekazanie tej wiedzy poprzez kontakt bezpośredni bywa trudne, a zdalny onboarding jest prawdziwym wyzwaniem.

Zdalny onboarding w EACTIVE

Działania EACTIVE w ramach wdrożenia pracowników możemy podzielić następująco:

• Preonboarding,
• Onboarding.

W ramach preonboardingu wykonujemy następujące działania:
Po poinformowaniu kandydata do naszego Zespołu, o pozytywnym przejściu procesu rekrutacyjnego, który aktualnie również obywa się u nas w formie on-line, ustalamy z nim wszelkie aspekty zatrudnienia dotyczące m.in. rodzaju umowy, stanowiska, zakresu godzin, wysokości wynagrodzenia oraz dnia rozpoczęcia pracy.
Przekazujemy również informację o sprzęcie, na jakim dana osoba będzie pracować, który dla niego przygotowujemy oraz dopełniamy sprawy administracyjne związane z zatrudnieniem.

Dodatkowo kilka dni przed pierwszym dniem pracy, przesyłamy maila powitalnego, w który umieszczamy informacje takie jak:

• dzień i godzina rozpoczęcia pracy,
• kto będzie bezpośrednim przełożonym i buddym (jest to obecny pracownik, z tego samego działu, który będzie bezpośrednio uczyć i wspierać nowego pracownika w pierwszych miesiącach pracy) wraz z ich zdjęciami,
• agenda pierwszego dnia pracy,
• culture book (plik, w którym znajdują się wszystkie niezbędne informacje o kulturze organizacyjnej, osobach odpowiedzialnych za dane aspekty w firmie, sposobie komunikacji, przywilejach oraz dress codzie obowiązującym w naszej firmie),
• jak nazywają się nasze konta w social mediach, by jeszcze przed rozpoczęciem pracy, nowa osoba mogła zapoznać się z naszą kulturą pracy.

Na końcu takiej, powitalnej wiadomości prosimy nowego pracownika o przesłanie swojego zdjęcia wraz z krótkim opisem swojej osoby. W pierwszy dzień przesyłamy do całego Zespołu specjalnego maila z tym właśnie opisem, zdjęciem, stanowiskiem i oficjalnym powitaniem, aby każda osoba w EACTIVE wiedziała, kto do nas dołączył i jakie zadania będzie wykonywać.

Prowadzone przez nas dalsze działania w ramach zdalnego onboardingu możemy podzielić na dwie grupy: działania wykonywane pierwszego dnia pracy oraz dalsze działania.

Pierwszy dzień pracy

Pierwszego dnia pracy w EACTIVE, nowy pracownik otrzymuje od nas jeszcze jedną wiadomość e-mail, w której znajduje się podsumowanie wszystkich najważniejszych dla niego informacji, takich jak:

• do kogo, może zwrócić się w razie problemów administracyjnych, finansowych, informatycznych oraz związanych z zasobami ludzkimi,
• spis osób pracujących w naszej firmie (stworzyliśmy plik, w którym przedstawiony jest cały Zespół EACTIVE wraz z zajmowanym stanowiskiem i krótkim opisem zainteresowań),
• obowiązujące zasady komunikacji (plik, w którym dokładnie opisujemy narzędzia, z jakich korzystamy przy komunikacji, w jakich sytuacjach należy użyć, każdego z nich),

Na końcu maila przesyłanego pierwszego dnia pracy przesyłamy nowej osobie propozycję podania daty swoich urodzin i nazwy profilu na Instagramie – są to czynności całkowicie dobrowolne i w każdej chwili można wycofać przekazywanie swoich danych. W dniu urodzin osób, które podzieliły się z nami datą urodzenia, przesyłamy informację o tym, wraz z życzeniami, całemu teamowi. Ponadto prowadzimy konto firmowe na Instagramie, gdzie od czasu do czasu publikujemy zdjęcia naszego Zespołu, gdzie oznaczamy chętne osoby.

Pierwszego dnia pracy nowy pracownik otrzymuje od nas również gotową, spersonalizowaną stopkę mailową wraz z instrukcją jej zastosowania. Zostaje on także dodany przez nas do grupy spotkań firmowych w formie on-line oraz wszystkich grup tematycznych na komunikatorze, z których korzystamy m.in. do przekazywania sobie pochwał, wymieniania spostrzeżeniami, poleceniami oraz ogólnej komunikacji nieformalnej.

Kolejnym ważnym elementem rozpoczęcia pracy jest także spotkanie z przedstawicielem działu HR oraz bezpośrednim przełożonym, w formie wideo rozmowy. Osoba odpowiedzialna za zasoby ludzkie przybliża jeszcze raz zasady i dokładniej tłumaczy kulturę organizacyjną naszej firmy, a także odpowiada na wszystkie nurtujące pytania. Spotkanie z przełożonym służy natomiast doprecyzowaniu zakresu obowiązków, ustaleniu planu prac na najbliższy czas, przedstawieniu specyfiki pracy i wstępnemu szkoleniu.

Dalsze działania w ramach zdalnego onboardingu

Onboarding nowej osoby to jednak nie tylko działanie kilka dni przed oraz pierwszego dnia pracy. Każdego miesiąca cały Zespół EACTIVE spotyka się na wspólnej kilkunastominutowej wideo rozmowie, na której nowi pracownicy są proszeni o przedstawienie się i powiedzenie kilku słów o sobie. Ważne jest dla nas, aby tworzyć zgrany team, który zna się nawzajem. Co ważne, w ramach pracy zdalnej, wszystkie działy w obrębie swoich komórek, codziennie rano zdzwaniają się, by chwilę ze sobą porozmawiać i miło zacząć dzień. To również czas na poznanie nowej osoby oraz zapoznanie jej z resztą działu.

Dodatkowo, z uwagi na to, że cenimy kulturę feedbacku i komunikacji, w pierwszym roku, organizujemy spotkania podsumowujące z nowym pracownikiem po każdym z pierwszych trzech miesięcy pracy, a także prosimy go o wypełnienie ankiety oceniającej po 3-miesięcznym okresie onboardingu. Po upływie 6-ciu miesięcy pracownik odbywa spotkanie feedbackowe ze swoim Managerem, a po roku oficjalnie kończy proces onboardingowy, który finalizuje podsumowanie dotychczasowej współpracy. Warto jednak dodać, że nasi koordynatorzy działów są dostępni cały czas dla pracowników swoich działów, a dodatkowe spotkania z nimi odbywają się w zależności od ich potrzeb.

Prowadzony przez nas zdalny onboarding trwa rok i posiada wiele etapów. Ma to na celu stopniowe, dokładne i przejrzyste przekazanie wszystkich informacji nowemu pracownikowi. Chcemy w ten sposób ułatwić pierwsze dni pracy naszym nowym pracownikom, oraz pomóc w szybszej adaptacji.

Przy obecnej sytuacji w kraju wszystkie nasze działania odbywają się zdalnie, aczkolwiek gdy tylko będziemy mieli możliwość powrotu do biura, część elementów onboardingu takich jak, zapoznanie z całym Zespołem przeniesiemy z sieci do świata realnego. Integracje i inicjatywy pracownicze to ważny element kultury organizacyjnej EACTIVE, na który kładziemy duży nacisk. Póki co, staramy się jak najwięcej aktywności organizować w formie on-line, aby podtrzymywać zaangażowanie, kontakt i dobre relacje między pracownikami. Dotychczas zorganizowaliśmy m.in. Grywalizację ACTIVE w EACTIVE, spotkanie świąteczne, czy konkurs na sposoby pracy zdalnej. Nie ukrywamy jednak, że niecierpliwością czekamy na możliwość ponownego spotkania się na żywo, a do tego czasu będziemy na pewno kontynuować zdalne formy integracji naszych pracowników.

Zdalny onboarding jest zdecydowanie  dużym wyzwaniem dla firmy, jak i nowego pracownika, jednak dzięki sprawnej komunikacji, hierarchizacji ważności oraz dawkowaniu przekazywanych informacji, możliwe jest przeprowadzenie go w efektywny i skuteczny sposób, tak by każda ze stron była zadowolona.

A jeśli chcesz sprawdzić na własnej skórze, jak wygląda onboarding w naszej firmie, a także jak wygląda kultura pracy w EACTIVE #wiemyjak, zapraszamy do naszej zakładki z ofertami pracy, gdzie znajdują się wszystkie prowadzone aktualnie rekrutacje.